איך מנהלים עסק מצליח?

ההגדרה הכי טובה לניהול אומרת ש"ניהול הוא תכנון פעולה ווידוא שהיא מתבצעת לפי התכנון", ולכן כל מנהל מצליח פועל לפי שלושה כללים עיקריים:

· תכנון.

· ביצוע על פי התכנון.

· מדידת הפער בין הביצוע בפועל לתכנון המקורי.

ואז תכנון מחדש, בהתאם לפער, שחוזר על עצמו כ"לופ" אינסופי עד להצלחה.

איך מגדירים הצלחה? "הצלחה היא התחושה הנלווית להשגת מה שתכננו להשיג".

בעסק מצליח תמיד התכנון קודם לביצוע, כי בלי התכנון לא נוכל לחוות לעולם את תחושת ההצלחה.

הסוד השני בניהול עסק מצליח הוא שאי אפשר להצליח בלי להתחבר למספרים האמיתיים של העסק. המספרים הם לא עבור רואה החשבון – המספרים הם מדד ההצלחה האולטימטיבי, שקובע האם אנחנו טובים במה שאנחנו עושים או לא?

לכן המספרים הם בראש ובראשונה כלי ניהולי עבורנו, סוג של מדד מצוינות עבור הניהול שלנו, האם אנחנו מרוויחים או מפסידים, וכמה?

כמנהלים, כל החלטה שלנו מבוססת על המספרים של העסק, ולכן עלינו לחיות את המספרים בכל רגע נתון, כדי לקבל את ההחלטות הנכונות, בעיקר הקטנות היומיומיות. ולא צריך להיבהל – לא צריך 5 יחידות במתמטיקה כדי לנהל את העסק דרך המספרים, זה הרבה יותר פשוט וקל ממה שנדמה לנו. ודווקא אם המספרים הם אלו שמפחידים אותך, זה סימן בדוק לכך שיש בעסק עוד פוטנציאל לא ממומש.

תמונת המצב הפיננסית של עסק מורכבת משני חלקים:

· דוח רווח והפסד

· דוח תזרים המזומנים

רק כשאנו רואים את שני חלקי התמונה, נוכל לקבל את ההחלטות הנכונות לעסק.

דוחות רווח והפסד הם בעצם סוג של "מדד מצוינות". דוח רווח והפסד מגלה לי כמה אני טוב באמת במה שאני עושה, אבל הדוח לא מראה לי את זמני הכניסה והיציאה המדויקים של כסף.

דוח תזרים מזומנים הוא זה שנותן את תמונת "החמצן הכספי" הנוכחי והעתידי בעסק, איזה כסף עתיד לצאת ואיזה עתיד להיכנס לעסק, ומתי.

רק החיבור בין דוחות אלו נותן לנו את תמונת המספרים השלמה של העסק, ומספק לנו כלים לנהל את העסק ולקבל החלטות, וזה מוביל אותנו לתובנה חדשה.

לגבי המספרים בעסק אסור לנו לעבוד מהזיכרון, מכיוון שהמוח שלנו תמיד מייפה את התמונה, ולכן תמיד תהיה הטיה של המספרים לכיוון חיובי ואופטימי יותר מאשר המציאות.

לדוגמא, בואו נניח שלקוח שילם לנו עכשיו 20,000 ₪.

עבור המוח "האופטימי" שלנו, יש לנו עכשיו ביד 20,000 ₪ שאפשר להשתמש בהם. אבל עבור דוח תזרים המזומנים, מתוך הכסף הזה 17% שייך למע"מ, עוד אחוזים שייכים לביטוח ולאומי ומס הכנסה, עוד חלק קשור להוצאות הייצור והמכירה וכו' – כלומר, בניהול אחראי ונכון, יש לנו ביד סכום אחר לחלוטין, וקטן יותר ורק בו אנחנו יכולים להשתמש.

לכן רק היצמדות לדוחות תביא להחלטות מציאותיות יותר מאשר להסתמך על נתונים מהזיכרון, הרגלים ופחדים, וזו הסיבה לכך שמנהלים טובים עובדים אך ורק מול דוחות כתובים ולא מול הזיכרון.

כלל נוסף וחשוב מאד של מנהלים מצליחים קובע ש"בלגן של אחרים לא נכנס אלינו", כי זה כמו וירוס מדבק. לדוגמא, קבעתם עם ספק שיגיע בשעה מסוימת, ובגלל שהוא מתנהל בבלגן הוא מגיע בשעה אחרת. מה עושים?

בגישת הניהול הכושל – כמובן שמקבלים את הספק (כי "מה אפשר לעשות?" ו"לא נעים לי" ועוד תירוצים). אבל מה קורה בפועל? אם אני אוותר לאותו ספק אני גם שורף לעצמי זמן שלא תכננתי ופוגע בתכנון העסקי שלי, זה תמיד יבוא על חשבון משהו אחר, ואנחנו גם מרגילים את הספק להגיע גם להבא מתי שבא לו.

אם אנחנו רוצים לבנות עסק מצליח, עלינו להיות אמיצים מספיק כדי לבוא ולומר לספק: סליחה, אני לא יכול לקבל אותך עכשיו. או שתגיע בשעה שקבענו, או שאני אמצע ספק אחר, מסודר ואחראי יותר. רק כך תמנעו מבלגן להשתרש אצלכם בעסק ותרגילו את הספק להבין, שאתכם לא משחקים.

בנוסף, תמיד תבחרו ספקים ונותני שירותים על סולם ערכים דומה לשלכם, ולכן תמיד תראו אצל מנהלים טובים, שהספקים שהם יבחרו יהיו עם סולם ערכים דומה לשלהם, לטוב או לרע. מנהל דייקן יבחר ספק דייקן, מנהל עם סדר וניקיון יבחר ספק מסודר, נקי ואסתטי, מנהל אמין יבחר ספק אמין, וכו'.

והכלי הכמעט אחרון, שהוא בעצם תמיד הראשון הוא שעסקים משגשגים תמיד בונים לעצמם חזון – ומראש. רק כשהחזון ברור לנו ולצוות נוכל להגדיר את האסטרטגיה הנכונה לנו, ואת המטרות והיעדים, לכן חשוב מאוד לבנות חזון עסקי ברור, ישים ופרקטי, כי בלעדיו מאוד קשה לבנות עסק מצליח.

כשהחזון של העסק שלנו וגם שלנו כמנהלים יהיה ברור, כל אסטרטגיית השיווק שלנו, החלטה על מי הלקוחות שלנו, אסטרטגיית הפרסום שלנו, כל זה יהפוך להיות מאוד ברור וקל ליישום. ללא חזון מדויק נמצא את עצמינו בהמון ניסוי ותהיה שישרוף כסף זמן ויביא אותנו לטעויות.

לסיכום, כמנהלים מצוינים עליכם לדעת להכיל טעויות, כפי שאומר המשפט הידוע "מי שלא עושה לא טועה". הכח שלנו כמנהלים הוא לפתח את היכולת לקבל טעות כדבר שודאי יקרה, כחלק מהיומיום העסקי ולהתייחס לטעויות שלנו בפרופורציות.

הסוד הוא באיזון העסקי הנכון שלנו כמנהלים – מצד אחד לדעת לא להתעלם מטעויות אבל מהצד השני גם לא להרוס לנו את היום בגלל שאנחנו או אחד העובדים שלנו עשה טעות. כדי לבנות את האיזון הזה, הכלי להתמודד עם הטעויות האלו הוא 3 שאלות שעלינו לשאול את עצמנו מול הטעות:

· מה עבד?

· מה לא עבד?

· מה למדתי מזה ואיישם בהמשך?

וכך נהפוך את הטעות לנכס לימודי, שיעזור לשפר את הניהול.